Requisitos para formar una OTEC en Chile

Si deseas crear un Organismo Técnico de Capacitación en tu empresa, entonces solo deberás reunir los requisitos para formar una OTEC en Chile.

 La OTEC (Organismo Técnico de Capacitación), es una institución creada por el SENCE (Servicio Nacional de Capacitación y Empleo) donde se ejecutan acciones como:

  • Para las empresas, se brinda capacitación para dar acceso a la capacitación de franquicia tributaria.
  • Brinda financiamiento cuya capacitación sea proveniente del FONCAP, Fondo Nacional de Capacitación.
  • Financiamiento para la capacitación que proceda del presupuesto de organismos públicos para capacitar a los funcionarios.
  • El estado ofrece capacitación para que participen en sistemas de postulación a través de la licitación pública.

Requisitos para formar una OTEC en Chile

Dentro de los requerimientos necesarios para la creación de un OTEC se encuentran:

  1. La empresa en Chile debe ser reconocida y encontrarse constituida. Deberá figurar el objetivo único: Prestación de actividades de capacitación, en la correspondiente constitución de la sociedad.
  2. Contar con una Patente Municipal.
  3. Disponer de una dependencia Administrativa: la oficina debe contar con internet y teléfono que tenga un letrero para la atención al público y el nombre de la OTEC. Además, la misma debe encontrarse realizada para lo antes mencionado.
  4. Es necesario tener un Sistema de Gestión de Calidad: si requieres una organización que cuente con una OTEC que este reconocida por el estado y un sistema que cuente con una base estructural de la planificación estratégica y la documentación de esta, que debe contar como mínimo con la documentación, planificación estratégica, revisión por la dirección, manual de calidad y financiera.
  5. Las Auditorías Internas: efectuando el sistema de gestión para chequear que la información aportada cumpla con los patrones y lo que se exige en la normativa.
  6. La certificación de auditoria: se comprobará a través de la certificadora que se ha cumplido con los requerimientos establecidos en la normativa número NCh 2728:2015.
  7. Es necesario solicitar una cita en las oficinas SENCE, una vez culminado el proceso antes mencionado para que la misma dé el visto bueno y sea reconocida y certificada.

Procedimiento para formar una OTEC

A continuación mencionaremos los pasos a seguir para formar una OTEC en Chile. Veamos:

  • Disponer de una Oficina Administrativa: La oficina debe ser idónea y apta en el sitio donde se solicitará la correspondiente inscripción, esta debe permitir el otorgamiento a los usuarios de un buen servicio, contando con los recursos técnicos y humanos para proporcionar un cometido eficiente. Esta puede tener el título de: arrendada, cedida, sub arrendada, propia, entre otros.

Además los solicitantes deben cumplir con lo siguiente:

  1. La separación del ambiente: la ubicación de la OTEC debe encontrarse en un espacio que este claramente delimitado y diferenciado de las personas naturales o jurídicas con una pared que lo divida. Es muy importante que la oficina no se encuentre ubicada en el interior de establecimientos comerciales de espectáculos, máquinas tragamonedas, expendido de bebidas alcohólicas y juegos de destreza.
  2. La individualización: Es importante que la oficina cuenta con una señalética (Placa o Letrero) que se encuentre visible a los beneficiarios. Este debe contener nombre de la fantasía de la OTEC, el horario de atención al público y la razón social, además este debe tener el número de certificación bajo el NCH2728, de la marca certificadora.
  3. Mínimo equipamiento: el mobiliario en la oficina debe ser mínimo donde pueda brindar un servicio de: un escritorio, sillas, teléfono con red fija, OTEC, impresora, computador con conexión a internet.
  4. Un correo electrónico que sea institucional: los correos no podrán ser con extensiones de: @yahoo.com, @gmail.com, @hotmail.com, entre otras, únicamente se aceptan correos institucionales. La OTEC cuenta con un dominio que está registrado en el NIC de Chile con una extensión.cl. También es necesario contar con un HOST para el alojamiento del correo electrónico y la página web.
  5. RRHH: se necesita que la OTEC cuente con un área de recursos humanos donde se encuentre el personal necesario que puedan atender dentro de los días y horarios estipulados por la OTEC a los usuarios. Es importante que se cuente con un contrato de trabajo.

Nota: Cabe mencionar que la oficina administrativa puede encontrarse ubicada dentro de un inmueble habitacional que tenga acceso en una entrada independiente, esto cumpliendo con la debida autorización, giro comercial o permiso de la “Dirección de Obras Municipales”. 

Personalidad Jurídica para formar una OTEC

A través del Ministerio de Economía  bajo la ley número 20.650, para la personalidad jurídica la empresa deberá ingresar vía online al portal web www.tuempresaenundia.cl para comenzar a crear su perfil como persona jurídica debe disponer de: E.I.R.L, Responsabilidad Ltda, Sociedad Anónima, Sociedad en Comandita en Acciones, entre otras.

Se debe contener dentro de la constitución de la sociedad lo siguiente:

  • El objeto de la sociedad: este debe ser “Prestación de Servicios de Capacitación” como único objeto.
  • El domicilio: mencionar la ubicación exacta de la oficina administrativa.

La iniciación de las actividades

Cuando la sociedad ya se encuentre constituida se debe dar link en el sistema de SII (Servicio de Impuestos Internos) para la iniciación de las actividades.

Vía online se efectúa el trámite, utilizando usuario y clave del SII, esto lo puede realizar cualquier socio, solo necesita el RUT de la compañía.

Al ingresar al portal se le solicitará su RUT, luego tendrá que llenar todos los campos de la correspondiente actividad a desarrollar como: RUT del propietario del Inmueble, Rol del inmueble, entre otros. Efectuado el inicio de las actividades durante el transcurso de un tiempo el SII le entregará su cédula del RUT.

La Patente Municipal

Para efectuar el trámite para obtener la patente municipal se requiere de lo siguiente:

  1. Contar con un informe que se encuentre emitido por el departamento de catastro (Informe de Factibilidad de Otorgamiento de Patente).
  2. Se debe efectuar el Acreditamiento del Título del Ocupamiento del Inmueble: Inscripción de la escritura de compraventa en el Conservador de Bienes Raíces, contrato de comodato, autorización de uso ante Notario, contrato de arriendo.
  3. Las Personas Jurídicas: protocolización o extracto, escritura de constitución de sociedad, publicación en el Diario Oficial y sus modificaciones, inscripción en el Conservador de Bienes Raíces. Si cuentan con alguna compañía o empresa que se encuentre acogida bajo la ley 20.650, se debe poseer certificación de vigencia y Estatuto de la Sociedad.
  4. La de las actividades iniciación ante el SII.

Recuerda que la documentación va a depender de cada municipalidad.

  1. La ejecución de la Norma Chilena 2728.
  2. La certificación: la compañía certificadora chequeará las actividades más destacadas de la auditoría de la certificación.
  • Ejecución del “Sistema de Gestión de Calidad”.
  • Establecer y mantener el “Manual de Calidad”.
  • Verificación de los ordenamientos del “Sistema de Gestión de Calidad”.
  • Manejo de la “Política de Calidad”.
  • Los “Objetivos de Calidad”.
  • La “Auditoría Interna”.
  • Chequeo Gerencial.
  1. La entrega del certificado: Una vez levantadas todas las no conformidades y concluida la auditoria de certificación, entrará en comisión la certificadora el expediente de la empresa auditada para su correspondiente revisión. Cuando se apruebe el expediente por la comisión, se informará a través de la certificadora que la empresa ha cumplido todas las normas y los puntos mencionados anteriormente y se efectuará la entrega del certificado y la marca comercial.

Documentos para confirmar la sociedad como OTEC en el SENCE

Para poder realizar la revisión correspondiente se debe entregar lo siguiente:

  1. Constitución de Sociedad o Escritura pública.
  2. La Patente Comercial.
  3. El RUT de la sociedad.
  4. Legalización del certificado NCH2728.
  5. Factura o boleta de la línea telefónica donde se encuentre la razón social, número telefónico de la sociedad y RUT.

Luego que las oficinas de SENCE, reciba la documentación, un funcionario se dirigirá a las dependencias de la compañía para efectuar la inspección de rutina. Una vez realizada la inspección el SENCE informará a través de la postal de correo y por correo electrónico comunicando que la misma ya se encuentra registrada en el Registro Nacional OTEC.

Recuerda que, si deseas efectuar los trámites para crear un Organismo Técnico de Capacitación en tu empresa, solo deberás reunir los requisitos para formar una OTEC en Chile.

Deja un comentario